Solution

Secteur Public

Conseils Départementaux - Gestion des Marchés Public (A.O.) - Relation Citoyen - Mise en conformité

Conseils départementaux

Une solution sur mesure

Une solution adaptée pour les conseils départementaux qui offre une gestion des dossiers de l'aide sociale, des marchés publics, des ressources humaines, des documents juridiques, tout en garantissant la sécurité des données

Découvrir le processus

Marchés publics

De la création à l'archivage du marché

Gestion avancée des marchés publics, de leur création jusqu'à leur archivage, en passant par la signature électronique, le suivi et la consultation en ligne. Le tout, en respectant les obligations légales en vigueur

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Relation Citoyen

Recevoir et communiquer

Garantir une gestion efficace et transparente de la Relation Citoyen, en offrant un service de qualité aux citoyens et en optimisant les processus de traitement des demandes pour les agents

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Mise en conformité

Sécuriser votre S.I. et protégez vos citoyens

FlowerDocs intervient pour la mise en conformité des entités publiques en proposant une solution de gestion électronique de documents efficace et sécurisée, conformes aux normes réglementaires en vigueur

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Une solution sur mesure

Une solution adaptée pour les conseils départementaux qui offre une gestion des dossiers de l'aide sociale, des marchés publics, des ressources humaines, des documents juridiques, tout en garantissant la sécurité des données

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De la création à l'archivage du marché

Gestion avancée des marchés publics, de leur création jusqu'à leur archivage, en passant par la signature électronique, le suivi et la consultation en ligne. Le tout, en respectant les obligations légales en vigueur

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Recevoir et communiquer

Garantir une gestion efficace et transparente de la Relation Citoyen, en offrant un service de qualité aux citoyens et en optimisant les processus de traitement des demandes pour les agents

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Sécuriser votre S.I. et protégez vos citoyens

FlowerDocs intervient pour la mise en conformité des entités publiques en proposant une solution de gestion électronique de documents efficace et sécurisée, conformes aux normes réglementaires en vigueur

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Solution pour les Conseils Départementaux

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GEC Départementale

Collecte des informations sur le client, telles que son nom, son adresse, son numéro de téléphone

Mise à disposition d'un formulaire dynamique via un portail web externe FlowerDocs à remplir par le citoyen

Gestion des dossiers de l'aide sociale

Les conseils départementaux sont responsables de la gestion des aides sociales. Une gestion par dossier optimise la vision 360° nécessaire à la bonne prise en charge d'un demandeur

FlowerDocs gère facilement les dossiers d'aide sociale, en permettant la numérisation et l'archivage des documents liés aux demandes des citoyens

Les réponses aux courriers, les échanges avec les citoyens ainsi que la protection des données personnelles font partie intégrante de la solution

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Gestion des ressources humaines

Les conseils départementaux gèrent également les ressources humaines de tout leur département

La Solution de GED FlowerDocs est contextualisée aux documents RH des conseils départementaux, tels que les contrats, les fiches de paie, les congés, les évaluations, etc

Gestion des documents juridiques

Les conseils départementaux sont soumis à de nombreuses obligations légales et réglementaires. Les documents juridiques sont souvent très sensibles et contiennent des informations confidentielles, qui doivent être protégées de manière adéquate

Les délibérations, les arrêtés, les décisions, et d'autres documents nécessitent une gestion contrôlée et sécurisée que fournit FlowerDocs

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Designs site FlowerDocs #2 (14) (1)

La GEC, parce que tout commence par la collecte des courriers

Courriers entrants, circulants et sortants. Un processus de traitement unique qui permet d'optimiser la distribution des courriers, peu importe le canal d'acquisition. 

Découvrir la solution GEC

Solution : Gestion des marchés publics - Appels d'offre

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Création du marché

Le conseil départemental peut créer facilement un nouveau marché dans FlowerDocs, en y associant tous les documents nécessaires tels que le cahier des charges, le règlement de consultation, les plans et autres pièces justificatives

Signature des documents

La signature électronique des documents qui composent l'appel d'offre est obligatoire pour permettre la validation des marchés

Consultation du marché par les entreprises candidates

Les entreprises candidates doivent pouvoir consulter les documents du marché

FlowerDocs offre une fonctionnalité de consultation en ligne, permettant aux entreprises de consulter les documents associés à un marché public depuis leur ordinateur ou leur smartphone

Collecte des réponses à l'appel d'offre

Les candidats peuvent déposer leur dossier directement depuis ce même espace mis à leur disposition

Les dossiers composés de toutes les pièces nécessaires sont injectés dans FlowerDocs et déclenchent les processus métiers spécifiquement paramétrés par le conseil départemental

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Archivage et intégrité

Une fois que le dossier de l'appel d'offre est complet - avec les réponses des entreprises candidates et l'ensemble des documents associés - il est crypté et archivé dans FlowerDocs.

Cette fonctionnalité permet de garantir la conservation des documents importants liés à l'exécution du marché, en conformité avec les obligations légales

Designs site FlowerDocs #2 (39) (1)

La Gestion Électronique des Documents

Organiser son fond documentaire et optimiser ses flux de contenus. Optimiser le lien entre les contenus

Découvrir la solution GED

Solution Secteur Public : Relation Citoyen

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Numérisation & Indexation des documents citoyen

Numériser facilement les documents papier envoyés par les citoyens, tels que les demandes, les réclamations et les suggestions

Les fonctionnalités de recherche avancée de FlowerDocs permettent aux agents des entités publiques de retrouver rapidement les documents correspondant aux demandes des citoyens

Distribution et traitement de la demande citoyenne

La demande est automatiquement routée vers le service compétent pour son traitement en fonction de l'objet de la demande ou le type de document transmit par le citoyen

Les agents en charge de la demande peuvent consulter le document numérisé dans FlowerDocs Viewer, ajouter des annotations en live visibles par les autres utilisateurs, des pièces jointes à la demande, et mettre à jour son statut dans FlowerDocs

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Protection de la donnée citoyenne

La sécurité des données est un enjeu crucial pour les entités publiques.

FlowerDocs met à disposition des fonctionnalités avancées de sécurité, telles que le cryptage des données, la gestion fine des droits d'accès, l'authentification forte, etc...

FlowerDocs Viewer dispose d'une fonctionnalité d'offuscation des données personnelles

Elle est utilisable directement depuis l'interface et permet aux utilisateurs autorisés de venir masquer et protéger directement sur document affiché

Communication avec le citoyen

Communiquer facilement avec les citoyens pour leur donner des informations sur l'avancement de leur demande

Les citoyens doivent pouvoir être informés par courriel, SMS ou par un portail dédié développé avec la frame FlowerDocs

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Designs site FlowerDocs #2 (60) (1)

eProcess, le moteur de workflow No Code

Vous êtes intégrateur de solutions ECM et vous souhaitez gagner en autonomie ? Découvrez eProcess et construisez les processus qu'il vous faut !

Découvrir eProcess

Solution Secteur Public : Mise en Conformité

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Archivage électronique sécurisé

Stocker des documents numériques de manière fiable et de les conserver à long terme, tout en garantissant leur intégrité et leur sécurité

La solution secteur public permet d'archiver électroniquement les documents de l'entité publique de manière sécurisée, garantissant leur intégrité et leur confidentialité

FlowerDocs est conforme aux normes réglementaires en matière d'archivage électronique, ce qui facilite la mise en conformité de l'entité publique

Le règlement général sur la protection des données (RGPD)

le RGPD impose aux entreprises de se conformer à des règles strictes en matière de protection des données personnelles

La loi sur les archives

Cette loi impose aux entreprises de conserver et de gérer leurs archives conformément à des normes spécifiques

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Gestion des droits d'accès

FlowerDocs permet de gérer les droits d'accès aux documents en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs

Cela permet de garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sensibles, contribuant ainsi à la protection de la vie privée des citoyens et au respect des réglementations en matière de protection des données

Processus de gouvernance

FlowerDocs propose, pour les entités publiques, un moteur de création de workflow qui permet d'automatiser la gouvernance :

Définir une stratégie de gouvernance

Définir une politique de gouvernance

Attribuer des rôles et des responsabilités

Établir des mesures de surveillance et de contrôle

 

La création du processus comprend :

La classification et la catégorisation des documents, la sécurité des données, la gestion des versions, la gestion des accès et des autorisations, la gestion des périodes de rétention et la destruction des documents

Processus de gestion de la qualité

Mettre en place des processus de gestion de la qualité pour s'assurer que le système d'information, et le rôle de FlowerDocs au sein de celui-ci, est conforme aux réglementations en vigueur

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FlowerDocs, une plateforme collaborative

Découvrez un espace de partage de l'information ergonomique et efficace avec des fonctionnalités faites pour le travail en équipe

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Formations Produit
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Les avantages du Programme
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